• بازدید : 87 views
  • بدون نظر
این فایل در ۲۵صفحه قابل ویرایش تهیه شده وشامل موارد زیر است:

بيش از هشتاد درصد كار روزانه مديران صرف اطلاعات مي‌شود از جمله دريافت اطلاعات، برقراري ارتباط و استفاده از اطلاعات در طيف وسيعي از امور مختلف. از آنجايي كه اطلاعات مبناي تمام فعاليت‌هاي يك سازمان است، سيستم‌هايي بايد وجود داشته باشند كه اطلاعات را توليد و مديريت كنند. هدف چنين سيستم‌هايي ايجاد تضمين در ارائه اطلاعات صحيح و قابل اطمينان در مواقع مورد نياز و در شكل قابل استفاده است. چنين سيستم‌هايي، سيستم‌هاي اطلاعات نامگذاري شده‌اند. 
تعاريف متعددي از سيستم اطلاعات در رشته‌هايي مانند مديريت، علوم كامپيوتر، مهندسي نرم‌افزار، و علوم كتابداري و اطلاع رساني ارائه شده است. تعريف آمده در واژه‌نامه انجمن كتابداري آمريكا (يانگ،  1983) تعريفي جامع از سيستم‌هاي اطلاعات است كه در اينجا با اندكي تغيير در جمله‌بندي ارائه مي شود:
يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه»  
اين تعريف ويژگي‌هايي براي سيستم‌هاي اطلاعات برمي‌شمرد كه تعاريف ديگر آنها را حذف مي‌كنند. اين ويژگي‌ها عبارتند از:
سيستم اطلاعات يك سيستم كامل است براي هدف در نظر گرفته شده. اين تعريف سيستم اطلاعات را محدود يا ملزم به داشتن اجزايي مانند انسان، ماشين و يا غيره نمي‌كند چرا كه يك سيستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر يك از اين اجزاء نقش خود را به صورت كامل ايفا كند. 
سيستم اطلاعات طراحي شده است. اگر روش يا فرايندي وجود دارد كه به صورت غيررسمي، تعريف‌نشده يا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتي را براي فرد، واحد يا سازمان ارائه مي‌كند نمي‌توان به آن سيستم اطلاعات گفت. البته در برخي منابع علمي، به چنين روش‌ها يا فرايندهايي سيستم اطلاعات غيررسمي گفته مي‌شود و در دسته‌بندي سيستم‌هاي اطلاعات، سيستم‌هاي اطلاعات غيررسمي در مقابل رسمي مطرح مي‌شوند. اگر به تعريف سيستم توجه كنيم آنگاه نمي‌توان به چنين روش‌ها يا فرايندهايي نام سيستم نهاد. 
يك سيستم اطلاعات چه كار مي‌كند؟
يك سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد (شكل ۱). ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌كند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده كارهايي انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد كند. در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار كاربر در نظر گرفته شده 
به عنوان مثال در يك سيستم اطلاعات رايانه‌اي كه در بانك كار مربوط به حساب‌هاي پس‌انداز را انجام مي‌دهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد مي‌شود و پس از پردازش و ذخيره، رسيدي چاپ شده و به مشتري تحويل داده‌ مي‌شود. هم‌چنين مشتري مي‌تواند گزارش از كاركرد حساب خود را دريافت نمايد. 
عناصر تأثيرگذار بر سيستم‌هاي اطلاعات:
محيط سازمان: پايه تمام فعاليت‌هاي سازمان محيطي است كه سازمان در آن فعاليت مي‌كند. محيط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوي سازمان، روش رقابت، كيفيت و طبيعت اقداماتي كه در انجام فعاليت‌هاي روزانه اتخاذ مي‌كند تأثير مي‌گذارد. عوامل مهم در محيط سازمان عبارتند از: 

مشتريان 
رقبا 
عرضه‌كنندگان مواد و خدمات موردنياز سازمان 
سازمانهاي قانونگذار
سازمان: ابعاد برشمرده زير جزو مواردي هستند كه بر سيستم‌هاي اطلاعات تأثير مي‌گذارند. 
استراتژي 
سيستم‌ها 
منابع انساني 
مديريت 
ساختار سازماني
معماري سيستم‌هاي اطلاعات 
اطلاعات 
سخت‌افزار 
نرم‌افزار 
ارتباطات
كاربرد سيستم‌هاي اطلاعات 
چگونه يك سيستم اطلاعات براي سازمان خود تهيه كنيم؟
توسعه سيستم‌هاي اطلاعات در يك سازمان امري يكبار براي هميشه نيست بلكه بايد به صورت دوره‌اي به كار توسعه سيستم‌هاي اطلاعات پرداخت. اين ويژگي از ويژگي‌هاي سيستمي تحميل مي‌شود چرا كه هر سيستمي داراي عمر محدودي است و بايد در دوره‌هاي خاصي آن را روز‌آمد كرد. به همين دليل سيستم‌ها داراي چرخه زندگي هستند. سيستم‌هاي اطلاعات نيز داراي چرخه زندگي هستند. چرخه زندگي يك سيستم اطلاعات از نقطه شكل‌گيري موضوع و نياز به سيستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از توليد سيستم، استفاده، و نگهداري، در زمان نياز به تغيير و بازطراحي پايان مي‌يابد. اين چرخه داراي مراحل زير است:

مطالعه 
مطالعه اوليه 
مطالعه امكانپذيري
تحليل و طراحي عمومي 
بررسي سيستم فعلي 
تعيين نيازمندي‌هاي سيستم جديد 
طراحي سيستم جديد 
برنامه‌ريزي نحوه اجرا و پياده‌سازي
تحليل و طراحي تفصيلي 
طراحي فني 
برنامه‌نويسي و تست نرم‌افزار 
آموزش كاربر 
بررسي پذيرش كاربر
پياده‌سازي 
تبديل داده‌ها 
استقرار سيستم
اجرا 
رفع اشكالات 
نگهداري
برا ي استقرارموفق يك سيستم اطلاعات در يك سازمان، طي اين مراحل ضروري است. طي اين مراحل نيازمند بكارگيري متخصصان و مشاوران سيستم‌هاي اطلاعات است. البته قبل از تهيه يك سيستم اطلاعات براي سازمان، بهتر است كه سازمان يك برنامه توسعه سيستم‌هاي اطلاعات تهيه كرده و در طول زمان و به تدريج سيستم‌هاي اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه توليد كند. تحليل‌گر سيستم اطلاعات بنا به تشخيص، هر يك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طي مراحل با افراد و گروههاي مديران شركت‌ها، سازمانها و نهادهاي مرتبط و تاثیرگذار، كساني كه از سيستم منتفع مي‌شوند، كاربران، فروشندگان و عرضه‌كنندگان، متخصصان فني، برنامه‌نويسان نرم‌افزار ارتباط برقرار مي‌كند و تأثيرات و ملاحظات آنها را در نظر مي‌گيرد. تحليل‌گر سيستم ممكن است به جاي توليد يك نرم‌افزار، از بسته‌هاي نرم‌افزارهاي از پيش ‌نوشته‌ شده موجود براي موضوع سيستم‌ اطلاعات استفاده كند. 
مقدمه ای بر سیستم های اطلاعات اجرایی(EIS):
سيستم هاي اطلاعات اجرايي (EIS) چندين سال است که رواج يافته و به عنوان ابزار اطلاعاتي بسيار مهم مديران عالي سازمان ها مطرح شده است. جنبه هاي مهم ساخت سيستم EIS، اجرا و کاربرد آن در کنفرانس ها، سمينارها و نشريات تخصصي تفصيل مورد بحث قرار گرفته است. هر چند کيفيت اطلاعات، به عنوان نتيجه و حاصل مهم سيستم EIS، کمتر مطرح شده است. تجارب ما از اجراي راه حل هاي EIS در پشتيباني راهبردي و رهيافتي مديران سطوح عالي نشان داده است که رشد کيفيت اطلاعات يکي از اساسي ترين عوامل موفقيت در اين زمينه است.
پيشينه سيستم هاي اطلاعات مديريت ارشد(EIS):
   واژه  EIS ابتدا در اواخر دهه ۱۹۷۰  از MIT     شروع شد و بوسیله راکارت Rokart” “و تریسی treacy” “در سال ۱۹۸۱   در چندین مقاله کاری مختلف و یک مقاله در هاروارد بیزینس رویو   “Harvard business review”به شهرت رسید. 
تعریفEIS:
ويليام سي ناتEIS (William Synnott, 1986) را چنين تعريف مي کند:
EIS سيستمي است سفارشي و منحصر به فرد براي مدير (يا گروه کوچکي از مديران) که در آن، عناصر داده ها، به طوري که با نيازهاي خاص مدير و مسئوليت هاي او تطبيق کند، پيش‌گزيني مي شود. اين سيستم داده ها اغلب شامل انواع داده هاي تاريخي مربوط به يک مقطع زماني معين است.
تعريف سي نات بر دو عامل مهم تکيه دارد:
EIS بايد به صورت سفارشي طراحي شود و در خور نيازهاي مدير باشد.
 EIS اطلاعات وارد شده به سيستم، پيش از اين که از طريق راه حل هاي EIS به مدير ارائه گردد، بايد ارزيابي و پيش گزيني شود. 
بر پايه تجارب ثبت شده در زمينه استفاده از راه حل هاي EIS دريافتيم که تعريف سي نات نياز به شرح و بسط دارد و بايد شامل ديدگاه هاي زير باشد:
راه حل هایEIS   ، بايد حاوي اطلاعاتي باشد که بر اساس تحليل ها و پيش بيني تغييرات آتي در باب فعاليت ها و محيط هاي عملياتي موسسه، مستقيماً به جريان تصميم گيري رهيافتي و راهبردي، ياري رساند.
درموسساتي که راه حل هاي EIS، به طور موفقيت آميز اجرا شده و مورد بهره‌برداري قرار گرفته اين راه حل ها ديگر صرفاً ابزاري براي مديران عالي موسسات نيست، بلکه به عنوان ابزاري براي همه سطوح مديريت مطرح است. علاوه بر اين، مديران سطوح مياني و پايين تر نيز مشمول بهره برداري از اطلاعات خواهند شد، و اين امر به تدريج نتايج کار موسسه و انتظارات آينده اش را در سطح گسترده تري مطرح مي سازد. حال امکان اينکه EIS را يک سيستم اطلاعاتي فراگير تعبير کنيم، واقعي تر مي گردد. در خواست موکد مديريت عالي از سيستم اطلاعاتي ـ خواه EIS باشد يا نباشد ـ اين است که اطلاعات به صورت محرمانه و مرتبط با عمليات تجاري حساس و عوامل تصميم گيري باشد و مستقيماً موسسه را در دسترسي به هدف هاي مالي و عملياتي اش ياري رساند. 
تعریف دیگر از سیستم های اطلاعات اجرایی عبارت است از:
EIS سيستم هاي اطلاعات مديريتي هستند كه براي اطلاعات استراتژيك مديران سطح بالاي سازمان طراحي مي شود . مجريان سطح بالا اطلاعات مورد نيازشان را از منابع مختلفي از قبيل نامه ها ، يادداشتها ، نشريات و گزارشاتي كه دستي يا به كمك كامپيوتريند،‌مكالمات تلفني و فعاليتهاي گروهي تهيه مي كنند . بنابراين بيشتر اطلاعات اين سيستم ها از منابع غير كامپيوتري تامين مي شود و كامپيوتر در تهيه بسياري از اين اطلاعات نقش اول را بازي نمي كند.
سیستم های اطلاعاتی هستند که نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد را تامین می کنند . 
یک سیستم اطلاعات اجرایی، یک سیستم پشتیبان تصمیمDSSاست که برای کمک به مدیران ارشد در فرایند تصمیم گیری مورد استفاده قرار می گیرد.دسترسی آسان به داده ها و اطلاعات مهم که برای تحقق اهداف استراتژیک یک سازمان مورد نیاز است را فراهم می کند. یک EIS داده ها را به صورت نمودارهایی برای مدیران ارشد نمایش می دهد. 
هدف از سرويس سيستم هاي اطلاعات اجرائي كامپيوتري يا EIS ، پشتيباني مديران با دسترسي آسان و فوري به اطلاعات كليدي مورد نظرشان براي رسيدن به اهداف شركت مي باشد در اين سيستم ها بيشتر از نمودارهاي گرافيكي استفاده مي شود  و دسترسي به بانكهاي اطلاعاتي لازم از داخل و خارج سازمان امكان پذير است .
سرويس EIS آنچنان در سالهاي اخير مشهور شده است كه تاسطح مديران مياني نيز گسترده شده است . اين سرويس پس از پايه ريزي MIS در سازمان , ايجاد می شود و مورد استفاده قرار می گيرد.
يكي از وظائف اصلي سيستم هاي اطلاعات مديران ارشد EIS مشخص كردن اثرات تاثيرات تصميم هاي مديران سازمان بر روند كار شركت است به اين منظور بايد قبل از اينكه يك تصميم به اجرا درآيد. اطلاعات مربوط به حوزه تصميم گيري را بصورت نمودار رسم كرده و سپس بعد از اجراي تصميم، مجدداً آن نمودار رسم شود. مديران از مقايسه اين دو نمودار متوجه خواهند شد كه اين تصميم چه تاثيري را بر روند اجراي شركت گذاشته است .
در اينجا براي درك بهتر مسئله مثالي مطرح مي كنيم . تصور كنيد مديران يك سازمان تصميم به افزايش قيمت كالا و يا خدماتشان گرفته اند بنابراين مي بايست قبل از اجراي تصميم ، روند فروش و ارائه خدمات در شركت مورد بررسي قرار گيرد و به صورت نمودار رسم شود و بعد از اجراي تصميم افزايش قيمت ها ، نيز نمودار مورد نظر مديران مجدداً ترسيم گردد و با مقايسه اين دونمودار متوجه اثرات اين تصميم در روند اجرائي شركت مي شوند.
پس ميتوان گفت سيستم اطلاعات مديران ارشد EIS امكان تهيه گزارشات نموداري از روندهاي مختلف جهت بررسي تاثيرات تصميم گيري از قبيل روندهاي سودآوري ، فروش ، هزينه ها ، ضايعات ، رضايت مشتري و كاركنان و غيره را ايجاد مي كند.
در ديدگاه قديمي EIS مخصوص مديران ارشد است و MRS, DSS توسط مديران مياني مورد استفاده قرار ميگيرد و TPS ها (سيستم هاي پردازش عملياتي ) به منظور ورود اطلاعات واقعي سازمان مورد استفاده كاركنان و كارشناسان قرار ميگيرد ، درديدگاه جديد تر اينگونه مطرح مي شود كه EIS , DSS , MRS ميتواند توسط تمام لايه هاي سازمان به منظور آگاهي از پيشرفت عمليات مورد استفاده قرار گيرد اما TPS ها به منظور ورود اطلاعات واقعي سازمان همچنان مخصوص كاركنان و كارشناسان خواهد بود . 
نيازمندي هاي مديريت عبارتند از:
 EIS  يک سيستم که توان بالقوه فعاليت هاي آينده را نمايان سازد و راهبردهاي تجاري معتبر ديگر را نشان دهد.
EIS   يک سيستم که داراي اطلاعات مناسب و مرتبط براي کسب بينش تجاري و نمايانگر محيط بيروني کار باشد.
 EIS يک سيستم که ارائه کننده اطلاعات براي پشتيباني از تصميمات تجاري و موقعيت هاي تصميم گيري باشد.
EIS  يک سيستم که با اطلاعات خود، کيفيت تصميم گيري را ارتقا دهد.
همچنين سيستم EIS داراي منابع اطلاعاتي در زمينه تجارب و محيط هاي تخصصي موسسه خواهد بود. ارزش اطلاعات زماني مورد توجه قرار مي گيرد که بعد از پالايش و آماده سازي، براي اهداف موسسه عرضه گردد و بدين سان در شرايط تصميم گيري هاي راهبردي و رهيافتي، مورد بهره برداري قرار گيرد. نهايتاً، سيستم EIS وسيله اي مهم براي عرضه کاربرپسندانه اقلام اطلاعاتي روزآمد خواهد بود. 

عتیقه زیرخاکی گنج