• بازدید : 33 views
  • بدون نظر
این فایل در ۷صفحه قابل ویرایش تهیه شده وشامل موارد زیر است:

اگرچه در یک نگاه ساده به عملکرد یک سازمان (یک واحد صنعتی و یا در مقیاس بزرگ‌تر یک مجموعه صنعتی و یک شرکت)، ممکن است نقش هیئت‌های مدیره چندان چشمگیر به‌نظر نرسد، اما به صراحت باید گفت که موفقیت و یا عدم موفقیت هر سازمان و یا شرکتی در بلندمدت به قدرت و نحوه عملکرد هیئت‌مدیره آن بستگی دارد[۱]. تجزیه و تحلیل‌های متعددی که به‌ویژه در چند سال اخیر بر روی عملکرد شرکتها و سازمانهای موفق و ناموفق جهان انجام گرفته است، باعث پدیدآمدن پارادایم جدیدی در هزاره نوین شده است: «هیئت‌های مدیره بزرگ‌ترین چالش و تهدید برای بقای سازمان تحت رهبری‌شان هستند»[۲]. این دیدگاه جدید موجب بازنگری در فرایندهای گزینش، به‌کارگیری، آموزش، ارتقا و هدایت و راهبری هیئت‌های مدیره شده است. با توجه به همین دیدگاه و نقش والای هیئت‌های مدیره در تعالی سازمانها و شرکتهای تحت رهبری‌شان به خصوص در شرایط رقابتی امروز، محققان و اندیشمندان حوزه مدیریت تا آنجا پیش رفته‌اند که اعتقاد دارند باید برای هیئت‌های مدیره نیز استاندارد تعریف شود و بر اساس این استانداردها عملکرد هیئت‌مدیره به‌طور کامل و هریک از اعضای آن به‌صورت منفرد مورد ارزیابی قرار گیرد
اغلب گفته می‌شود که ما از شکستها و اشتباهاتمان درس می‌گیریم. اما این پرسش مطرح است که «چه درسی می‌گیریم؟» اگر درسی که می‌گیریم فقط این باشد که آن اشتباه را تکرار نکنیم در واقع «درس» مهمی نگرفته‌ایم. بلکه رویکرد صحیح این است که با تجزیه و تحلیل اشتباهات و شکستها، استانداردهای جدیدی تعیین کنیم که ما را به‌سوی مسیر با اشتباهات بسیار اندک رهنمون سازد. تنها محصولات و عوامل تولید نیستند که دارای استانداردند بلکه در دنیای امروز هیئت‌های مدیره هم باید دارای استاندارد باشند. به‌نظر مولف هیئت‌های مدیره در هزاره نو به استانداردهای جدیدی نیاز دارند، که در این مقاله به تفصیل بیان می‌شوند.
استانداردهای جدید 
این مقاله، سرفصل جدیدی را در ادبیات هیئت‌های مدیره بیان می‌کند و از این جهت بسیار حائز اهمیت است. مقاله حاضر به‌جای پرداختن به موضوعهایی همچون فلسفه وجودی هیئت‌های مدیره، بهترین سطح عملکرد آنها، فرایندهای انتخاب اعضای هیئت‌مدیره و یا ویژگیهای فردی مدیران شرکتهای غیرانتفاعی، استاندارد جدیدی را شامل ۱۲ بخش برای هیئت‌مدیره‌ها وضع می‌کند. برای تعیین هریک از ۱۲ بخش از این استاندارد تحقیقات مفصل و دقیقی انجام شده است و در این استانداردها چارچوب کاملی برای ارزیابی هیئت‌های‌مدیره ارائه شده که به این استاندارد رسمیت می‌دهد. هدف این مقاله ارائه یک استاندارد مشخص و جدید به هیئت‌مدیره شرکتهای تجاری و غیرانتفاعی است که آنها را در خلاقیت و نوآوری و اجرای امور راهنمایی می‌کند. ما نیز تلاش کرده‌ایم که تا حد ممکن این استانداردها را بومی کنیم تا برای هیئت‌های‌مدیره داخل قابل کاربرد باشند. ممکن است این استانداردها قدری مشکل و دست‌نیافتنی باشد، اما باید با برنامه‌ریزی صحیح و اصولی سعی کنیم به این استانداردها برسیم. این استانداردهای جدید به‌شرح زیرند:
* استاندارد شماره ۱: همه سازمانهای غیرانتفاعی و شرکتهای تجاری باید طبق مقررات یک هیئت‌مدیره انتخاب کنند که وظایف هریک از اعضای آن و کل هیئت‌مدیره به‌صورت مکتوب از قبل مشخص شده باشد و با همه استانداردهای کلیدی، اهداف و ارزشهای سازمان به‌طور کامل مطابقت داشته باشد.
* استاندارد شماره ۲: هیئت‌مدیره باید دارای فرایند گزینش و انتخاب اعضا باشد، به‌طوری‌که این فرایند تضمین‌کننده وجود همه مهارتها، شایستگیها و سرمایه‌های انسانی که سازمان برای موفقیت به آنها نیاز دارد در هیئت‌مدیره باشد.
* استاندارد شماره ۳: هیئت‌مدیره باید به‌طور مرتب (فواصل زمانی کمتر از یک سال نباشد) هریک از اعضا و فرایندها، عملیات و سهم مشارکت واقعی و قابل اندازه‌گیری خود در پیشبرد سازمان را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت نیاز اعضای هیئت‌مدیره و فرایندها و عملیاتی را تغییر دهد که کمک قابل توجهی به موفقیت سازمان نمی‌کند.
* استاندارد شماره ۴: هیئت‌مدیره باید از طریق فرایندهای سازمانی پشتیبانی شود، ازجمله این که یک هفته قبل از تشکیل جلسه هیئت‌مدیره، کتابچه هیئت‌مدیره (BOARD BOOK) بین اعضا توزیع شود. این کتابچه اطلاعاتی دقیق و روزآمد به‌علاوه تحلیلی واضح و مستدل به هیئت‌مدیره ارائه می‌دهد و درنتیجه هیئت‌مدیره می‌تواند بدون تأثیرپذیری و به‌شکلی آگاهانه تصمیمات بهتر و هوشمندانه‌ای اتخاذ کند.
* استاندارد شماره ۵: هیئت‌مدیره باید در هر سال حداقل ۱۰ تصمیم بگیرد و ۱۰ اقدام شاخص انجام دهد که به بهبود کیفیت و موفقیت نهایی سازمان منجر شود.
* استاندارد شماره ۶: هریک از اعضای هیئت‌مدیره باید هر سه ماه یکبار حداقل یک اقدام یا ایده مهم را ابداع کند که کمک قابل‌توجهی به بهبود کیفیت و موفقیت نهایی شرکت می‌کند و یا مسئولیت آن را برعهده بگیرد.
* استاندارد شماره ۷: هریک از اعضای هیئت‌مدیره باید منابع کافی ازجمله منابع مالی، امکان انجام تحقیقات، مشاوران مستقل و اطلاعات صنعتی/ رقابتی مورد نیاز برای انجام صحیح و بدون نقص وظایف‌شان را دراختیار داشته باشند.
* استاندارد شماره ۸: هریک از اعضای هیئت‌مدیره باید در راه شناسایی و ازبین‌بردن عدم یکپارچگی سازمانی، نقض اخلاقی و یا قصوری به طور جد تلاش کند که ممکن است سازمان را از اجرای قوانین و یا تبعیت از بالاترین استانداردهای اخلاقی جامعه‌ای بازدارد که در آن فعالیت می‌کند.
* استاندارد شماره ۹: هیئت‌مدیره باید تضمین کند که اسناد مالی گذشته و حال سازمان به‌طور دقیق و مطابق با جدیدترین استانداردهای حسابداری تهیه می‌شود. به‌علاوه هیئت‌مدیره باید تضمین کند که برآوردهای مالی سازمان به‌خوبی به اطلاع همه می‌رسد، به‌طوری‌که بتوان از آن به‌عنوان کارراهه تعالی (EXCELLENT ROADMAP) برای ترسیم چشم‌انداز آینده سازمان استفاده کرد.
* استاندارد شماره ۱۰: هیئت‌مدیره باید مسئولیت تأمین درون‌داد و تصویب برنامه و بودجه سالانه، کنترل عملکرد مالی و برنامه‌ریزی‌شده سازمان و تأمین درون‌داد برای طرح استراتژیک بلندمدت (۳ تا ۵ ساله) سازمان را برعهده داشته باشد.
* استاندارد شماره ۱۱: هریک از اعضای هیئت‌مدیره باید هرماه حداقل یک اقدام برای شناخته‌شدن هرچه بیشتر و بهتر سازمان انجام دهند. هیئت‌مدیره باید هرساله برنامه‌ای برای معرفی بیشتر سازمان به جامعه ارائه و تضمین کند که اقدامات سازمان همواره به بهتر شناخته‌شدن سازمان کمک می‌کند.
* استاندارد شماره ۱۲: هیئت‌مدیره باید فعالانه در جهت تأمین منابع مورد نیاز سازمان و ایجاد، پشتیبانی و حفظ روابط استراتژیک برای سازمان تلاش کند. هریک از اعضای هیئت‌مدیره باید حداقل هر سه‌ماه یکبار اقدامی انجام دهد که باعث ایجاد یک رابطه استراتژیک جدید برای سازمان شود.
ارزیابی عملکرد هیأت‌های مدیره
برای ارزیابی عملکرد هیئت‌مدیره باید استانداردهای پیش گفته را به عوامل قابل اندازه‌گیری تبدیل کرد. برای این منظور در ۱۰ گروه زیر پرسشهایی مطرح می‌شود که پاسخ به آنها نشان‌دهنده کل امتیازاتی هستند که در صورت اندازه‌گیری دقیق می‌توان عملکرد گذشته و پتانسیل عملکرد هیئت‌مدیره را تعیین کرد. این گروه عوامل به‌شرح زیرند.
* گروه ۱ـ عوامل مربوط به سرمایه‌های انسانی: 
الف – آیا سازمـان می‌داند که اعضـای هیئت‌مدیره آن بـاید چه قابلیتها و شایستگیهایی داشته باشند؟
ب – آیا هیئت‌مدیره فعلی افراد شایسته با قابلیتها و صلاحیتهای لازم را در اختیار دارد؟
ج – آیا سازمان سیستمی برای شناسایی اینکه چه موقع چه قابلیتهای جدیدی مورد نیاز است در اختیار دارد؟
د – آیا سازمان این توانایی را دارد که اعضا را بر اساس قابلیت، شایستگی و عملکردشان کم یا زیاد کند؟
ه – آیا هیئت‌مدیره کمیته‌ای برای بررسی قابلیتها دارد؟
و – آیا هیئت‌مدیره پرونده‌ای از سوابق کاری و یا فهرستی از افرادی را که می‌توانند جانشین هریک از اعضای هیئت‌مدیره شوند در اختیار دارد؟
ز – آیا هیئت‌مدیره تمایل دارد که برای دستیابی به شایستگیهای جدید مورد نیاز، هیئت مدیره را گسترده‌تر کند و افراد جدیدی را به خدمت بگیرد؟
* گروه ۲ـ عوامل سازمانی/ رهبری:
الف – آیا قوانین و مقررات هیئت‌مدیره به‌موقع به اجرا درمی‌آید؟
ب – آیا ساختار هیئت‌مدیره مناسب است؟
ج – آیا هیئت‌مدیره سیستمی برای ارزیابی عملکرد کل هیئت و نیز تک‌تک اعضا دارد؟
د – آیا هیئت‌مدیره کسی را در اختیار دارد که مسئول نظارت بر امور اخلاقی باشد؟
ه – آیا توافق‌نامه مکتوبی بین سازمان و اعضای هیئت‌مدیره وجود دارد که در آن وظایف و مسئولیتهای اعضای هیئت‌مدیره مشخص شده باشد؟
و – آیا مدیر ارشد اجرایی (مدیرعامل) و رئیس هیئت‌مدیره افراد متفاوتی هستند؟
ز – آیا انتظارات و توقعات اعضای هیئت‌مدیره همواره تحقق می‌یابد؟
ح – آیا کلیه گزارشهای پیشین هیئت‌مدیره قابل دسترس و منظم‌شده است؟
* گروه ۳ـ عوامل مربوط به فرآیند:
الف – آیا هیئت‌مدیره به اندازه کافی تشکیل جلسه می‌دهد؟
ب – آیا کتابچه هیئت‌مدیره حداقل یک هفته قبل از جلسه هیئت‌مدیره تهیه و بین اعضا توزیع می شود؟
ج – آیا اعضای هیئت‌مدیره مرتباً بدون حضور مدیر با هم ملاقات می‌کنند؟
د – آیا در هریک از جلسات حداقل ۸۰ درصد اعضای هیئت‌مدیره شرکت می‌کنند؟
ه – آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد که اطلاعات مربوط به اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها را جمع‌آوری کند؟
ز – آیا هیئت‌مدیره سیستمی دارد که اقدامات خوب سایر هیئت‌مدیره‌ها (بهترین عملکرد) را به سازمان معرفی و پیگیری کند که آیا این اقدامات در سازمان اجرا می‌شود یا نه؟
* گروه ۴ ـ عوامل مربوط به منابع:
الف – آیا کسی وجود دارد که روابط بین اعضای هیئت‌مدیره را سرپرستی کند؟
ب – آیا هیئت‌مدیره بودجه کافی در اختیار دارد؟
ج – آیا اعضای هیئت‌مدیره در جذب منابع جدید برای سازمان (مثل پول، روابط استراتژیک، خدمات تخصصی، مشتری و غیره) فعالانه عمل می‌کنند؟
د – آیا هیئت‌مدیره به‌طور مرتب به توسعه استراتژی سازمان کمک می‌کند؟
ه – آیا هیئت‌مدیره دارای بیمه مدیران (D&O INSURANCE) (1) است؟
* گروه ۵ ـ عوامل مربوط به نظارت مالی و پاسخگویی:
الف – آیا صورت‌جلسات، آراء و اقدامات هیئت‌مدیره به‌درستی تنظیم شده است؟
ب – آیا آیین‌نامه‌ای وجود دارد که بر اساس آن اعضای هیئت‌مدیره بتوانند فعالیتهای سازمان را مورد رسیدگی قرار دهند؟
ج – آیا جلسات هیئت‌مدیره با حضور رئیس هیئت‌مدیره تشکیل می‌شود؟
د – آیا به اندازه کافی عضو خارج از سازمان در هیئت‌مدیره هست؟
ه – آیا هیئت‌مدیره نتایج بررسیهای انجام‌شده را مورد توجه قرار داده و برای سازمان تصمیم‌های مالی اساسی می‌گیرد؟
و – آیا اعضای هیئت‌مدیره عضو هیئت‌مدیره‌های زیادی هستند، آیا درگیریهای دیگری نیز دارند و آیا با اعضای دیگر هیئت‌مدیره‌ها نسبت خویشاوندی دارند؟
* گروه ۶ ـ عوامل مربوط به تحول و ارتباطات سازمان:
الف – آیا هیئت‌مدیره گزارش روشنی از کمبودها و نارساییهای خود ارائه می‌کند؟
ب – آیا هیئت‌مدیره دارای طرح تحول است و آیا طبق این طرح عمل می‌کند؟
ج – آیا هیئت‌مدیره رهبری دارد که بینش (چشم‌انداز) شفافی نسبت به آینده هیئت‌مدیره داشته باشد؟
د – آیا هیئت‌مدیره بینش شفافی نسبت به آینده سازمان، صنعت یا حرفه خود دارد؟
* گروه ۷ـ عوامل مربوط به نحوه اداره سازمان:
الف – آیا هیئت‌مدیره سازمان را اداره می‌کند یا فقط مشاوره می‌دهد؟
ب – آیا به‌عنوان نمونه پنج مورد از مسائل کلیدی شرکت که هیئت‌مدیره در آن حق رأی داشته باشد، وجود دارد؟
ج – آیا هیئت‌مدیره دارای ۳ تا ۵ طرح یا نگرش برای اداره سازمان است؟
د – آیا به موارد نقض قوانین و سیاستهای هیئت‌مدیره به‌سرعت و به‌طور عمومی و همیشگی رسیدگی می‌شود؟
ه – آیا دوره فعالیت اعضای هیأت‌مدیره محدود است؟
* گروه ۸ ـ عوامل مربوط به شهرت و اعتبار:
الف – سازمان و هیئت‌مدیره آن تا چه حد شناخته‌شده هستند؟
ب – سازمان و هیئت‌مدیره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
ج – اعضای هیئت‌مدیره چند مقاله و کتاب به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره نوشته و ارائه کرده‌اند و یا در چند سخنرانی با این عنوان شرکت داشته‌اند؟
د – آیا سازمان برنامه‌ای برای شناخته‌شدن هرچه بهتر و بیشتر خود و هیئت‌مدیره دارد؟
* گروه ۹ ـ عوامل مربوط به عملکرد/ دستاوردها:

عتیقه زیرخاکی گنج