• بازدید : 56 views
  • بدون نظر
این فایل در ۳۳صفحه قابل ویرایش تهیه شده وشامل موارد زیر است:

اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS را پوشش مي‌دهد. از آنجا كه MIS تركيبي از سه پديده سيستم، اطلاعات و مديريت مي‌باشد ابتدا اين موارد را بررسي ميكند. به علت تأثيرات قابل توجه سيستمهاي اطلاعاتي بر روي MIS   مبحث ديگر مقاله،  درباره آن مي‌باشد. متخصصان اطلاعاتي شامل تحليل‌گر سيستمها، مديران پايگاههاي داده، متخصصان شبكه، برنامه‌نويس‌ها و اپراتورها در قسمت بعدي بررسي شده است. بعد از بررسي اجزاي MIS به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت در حالت كلي پرداخته مي‌شود.سيستمهاي پشتيباني تصميم(DSS)، تأثيرات هوش مصنوعي و سيستم‌هاي خبره بر روي اين سيستم‌ها ديگر مبحث مقاله مي‌باشند. آخرين قسمت نتيجه گيري، همراه با ذكر بعضي نظرات در باب مزايا و معايب كنترل از طريق نرم افزار و گسترش آن در عصر اينفوكراسي يا اطلاع‌سالاري مي‌باشد
موضوع اين بحث مقاله سيستم اطلاعات مديريت مي‌باشد سيستم اطلاعت مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي‌باشد همانطور كه مي‌دانيم براي مديريت درقرن ۲۱ نمي دانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم:
۱-استراتژي رقابت؛ و ۲-كاهش هزينه ها،  كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي‌باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستم‌هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي‌نمايد. 
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده‌هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد. از طرف ديگرسيستم‌هاي مديريت وابزارهاي كنترل درطول زمان تغييرات زيادي پيدا كرده اند اين تغييرات رامي توان درچهارزمينه كلي عنوان كرد:۱-كنترل سنتي  2-كنترل بروكراتيك  3-كنترل كاريزماتيك  4-كنترل اينفورماتيك.
درساختاهاي سنتي فئودالي، كنترل ازطريق سنت، ادراك واعمال مي‌شد، مقامات كنترلي به طورسنتي وموروثي به نسلهاي بعدمنتقل مي‌گرديد وجامعه نيزاين نوع ساختار كنترلي راچون سنت بود مي‌پذيرفت وبدان گردن مي‌نهاد. دروضعيت كاريزماتيك، كنترل از طريق رابطه بين رهبرو پيروان اعمال مي‌گرديد. دراين حالت، رهبران كاريزما، شيوه عمل را انتخاب مي‌كردند وپيروان نيزازآنها تبعيت مي‌كردند زيرا آنها را قبول داشتند. دربروكراسي، كنترل درساختارسازماني تعبيه مي‌شد، ساختاري كه برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غيرشخصي داشت وتبعيت از آن الزامي بود. دراينفوكراسي، كنترل ازطريق نرم افزارها اعمال مي‌شود. مجموعه دانشها وآگاهيهاي تخصصي، بسياررشد كرده است واينفوكراسي مي‌تواند هرنوع اطلاعاتي راازطريق شبكه‌هاي الكترونيكي بدست آورد. ازسيستم‌هاي خبره، استفاده كند وبه تمامي دانشهاي تخصصي وحرفه اي مجهز شود (زاهدي ۱۳۸۰،۱۲۳).
باتوجه به ويژگي خطيرسيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، مديراين سيستم‌ها هم ارزش بسيار زيادي برخوردارند. دامنه حقوق پراختي به اين افراد درآمريكا ساليانه ۱۰۰۰۰۰تا ۳۰۰۰۰۰ دلاراست (مومني ۱۳۷۲،۳۲). عملاً كارمدير سيستم اطلاعات مديريت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفيد به مديرشركت يا موسسه براي برنامه ريزي‌هاي آينده وتصميم گيري مي‌باشد اين مدير براي گردآوري داده‌ها وپردازش آنها نياز به سيستم‌هاي اطلاعاتي ورايانه‌اي وحتي سيستم‌هاي خبره مي‌باشد پس مديريت سيستم هم بايد ديد مديريتي وسيستمي داشته واز امكانات سيستم‌هاي اطلاعاتي وفن آوري اطلاعات استفاده كند كه لازمه اين استفاده، دانش سوادرايانه‌اي وسواد اطلاعاتي مي‌باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ريزي مديريت كتابخانه كه بر اساس مفهوم سيستم‌هاي اطلاعات مديريت پي‌ريزي شده باشد، كارهايي توسط همبرگ و ديگران[۱](۱۹۷۸) انجام گرفته است. آنها چارچوبي بر خدمات و مفاهيم كتابخانه ارائه دادند كه بر اساس مسائل تصميم گيري ممكن در كتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌هاي مورد نياز براي پشتيباني از چنين تصميماتي شكل گرفته بود. بومر و كروبا (۱۹۸۳) شش حوزه كليدي اخذ داده‌هاي مورد لزوم براي تصميم‌گيري مديريت را شناسايي كرده‌اند. اين حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستري خدمات فني، خدمات مرجع و كتابشناختي، دسترسي مجموعه، دسترسي امانت بين كتابخانه‌اي و امكانات فيزيكي. بطوركلي مي‌توان گفت كه گزينش عناصر داده‌ها و انتخاب روشي بر گردآوري آنها هسته سيستم اطلاعات مديريت كتابخانه مي‌باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.
مفاهيم سيستمها
سيستم، گروهي از عناصر مي‌باشد كه به خاطر خواسته مشترك رسيدن به يك هدف با هم تركيب شوند (Mcleod 1998,12).مثلاً دريك مركز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي واطلاعاتي براي رسيدن به هدف مشترك كه همان ارائه اطلاعات به كاركنان يا مديران آن موسسه مي‌باشد باهم تركيب مي‌شوند. درهرسيستمي پنج عنصر درونداد، برونداد، تبديل، مكانيسم كنترل ودرنهايت اهداف وجود دارند. بطوريكه حركت سيستم بطوري است كه درونداد  به برونداد، تبديل مي‌شود. دراين ميان مكانيسم كنترل، فرايند تبديل رابراي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي‌دهد. مكانيسم كنترل توسط حلقه بازخود به جريان منابع متصل مي‌شود. بطوريكه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سيستم كسب مي‌كند وآن رابراي مكانيسم كنترل قابل دسترسي قرار مي‌دهد. مكانيسم كنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبيق داده ومنجر به علائمي به عنصر دررونداد مي‌شود تا وقتي كه سيستم لازم است عملياتش راتغيير دهد (Mcleod l998,12). وقتي سيستم ما يك مركز اطلاعاتي چون كتابخانه مي‌باشد دروندادها، كتابها، مجلات، منابع الكترونيك و….مي باشند وفرايند خدمات فني، منابع كتابخانه اي مذكور را به برونداد كه همان موادقابل دسترسي براي ارائه خدمات بهتر وكارآمدتر به مراجعان وكاربران مي‌باشد، تبديل مي‌كند.مكانيسم كنترل دراينجا رئيس يا شخصي است كه آن ارتباط ميان اين مراكز خدمات فني ومجموعه سازي و خدمات عمومي را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراينجا ارتباطات وروابطي است كه شخص رئيس رابا قسمتهاي مختلف كتابخانه مذكور مرتبط مي‌كند.
هر سيستمي مي‌تواند عمليات خود را كنترل كند. يك سيستم بدون مكانيسم كنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف يك سيستم حلقه بازناميده مي‌شود. يك سيستم با سه عنصر كنترل (اهداف، مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد) يك سيستم حلقه بسته ناميده مي‌شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطوركه مي‌دانيم حلقه‌اي كه بازباشد، حلقه نيست. حال سيستم‌ها رااز جهت ارتباط با محيط پيرامون خود به دودسته تقسيم مي‌كنند: سيستمي كه با محيط پيرامون خود ارتباط داشته باشد را سيستم باز گفته وسيستمي كه با محيط پيرامون خودارتباط نداشته باشد يك سيستم بسته است. البته قابل ذكراست كه سيستم كاملاً بسته وجود ندارد. يك زيرسيستم بطور ساده، سيستمي درون سيستم ديگر مي‌باشد. مثلاً دريك اتومبيل يك سيستم كلي وجود داردبنام اتومبيل وچندين سيستم فرعي وشايد درون آن سيستم‌هاي فرعي،  سيستم‌هاي فرعي تري وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو يك سيستم ديگر  است كه درون آن هم سيستم ديگري بنام كاربراتور قرار دارد. وقتي كه يك سيستمي، جزء سيستم بزرگتر مي‌باشد، سيستم بزرگتر سوپرسيستم يا فوق سيستم ناميده مي‌شود. براي مثال سيستم دولتي يك شهر يك سيستم است، امادرعين حال قسمتي ازيك سيستم بزرگتر بنام سيستم دولتي يك استان يا ايالت مي‌باشد كه آن هم خود يك زيرسيستم دولت ملي مي‌باشد. يك شركت تجاري يك سيستم فيزيكي مي‌باشد. اين شركت ازمنابع فيزيكي تشكيل يافته است. يك سيستم ادراكي، سيستمي است كه از منابع ادراكي (فكري) چون اطلاعات وداده‌ها براي نشان دادن يك سيستم فيزيكي استفاده مي‌كند. يك سيستم ادراكي عموماً يك تصوير ذهني درذهن مدير مي‌باشد مانند تصاوير يا خطوطي كه برروي يك برگه كاغذ يا درشكل الكترونيكي ذخيره شده دررايانه (Mcleod 1998,23-24).
روش سيستم‌ها وديدگاه سيستمي
بطوركلي هرموسسه اي براي تداوم جريان كاري خود نيازبه يك ديد سيستمي دارد. ديدسيستمي كه همه بخش‌هاي درونداد وبرونداد وفرآيند تبديل را ازطريق مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد، زيرنظرداشته ويك نوع يكپارچگي درتصميم‌گيري، كه لازمه موفقيت يك مؤسسه مي‌باشد، بوجود مي‌آورد كه اثرات هرتصميم رادرديگر بخش‌هاي به ظاهر غيرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل كساني هستند كه محيط خودرا شناخته وسيستم‌هاي موثر جمع آوري اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معيارهاي عملكرد وشبكه‌هاي ارتباطي خوب را با كارمندان خودتشخيص داده اند. تمام اينها اجزاء پذيرش يك تفكرسيستمي است. اصطلاح مفهوم سيستمي براي نشان دادن اين ديدگاه استفاده مي‌شود. (مك لويد ۱۳۷۸، ۱۳۶).
حل كنندگان مسائل بازرگاني جزواولين كساني نبودند كه به بررسي فرآيند حل مسأله پرداختند. اين افتخار به دانشمندان علوم فيزيكي چون فيزيك‌دانان وشيمي‌دانان ودانشمند علوم رفتاري چون روانشناسان وجامعه شناسان باز مي‌گردد. اين دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاري جهت انجام آزمايشات كنترل شده مطالعه كردند (مك لويد ۱۳۷۸،۲۰۰). مديران براي حل مسائل مربوطه به موسسات نيازمند نوع نگرش وديده سيستمي مي‌باشند كه به روش سيستمي مشهوراست دراين روش اولين اقدام مديردرشكل گرفتن موسسه به عنوان يك سيستم مي‌باشد درمرحله دوم بايد ازآنجا كه هرسيستمي با محيط خود ارتباط دارد، محيط موسسه درك شود. درمرحله سوم سيستمهاي فرعي وزيرسيستمهاي موسسه بايد شناسايي شوند بعدازاين مراحل يافاز تجزيه وتحليل مسأله مي‌رسيم يعني درمراحل قبلي شناخت كلي وداده‌هاي موردنياز به دست آمد وهرحال بايد آنها راپردازش كرد. اولين مرحله از اين فاز گذراز سيستم به سطح زيرسيستم مي‌باشد. دومين مرحله تحليل ترتيبي اجزاء سيستم مي‌باشد وحال به سومين فاز يعني فاز طراحي وتركيب مي‌رسيم.  اولين مرحله اين فاز شناسايي راه‌حل‌هاي گوناگون، دومين مرحله ارزيابي راه حل‌هاي شناخته شده، سومين مرحله انتخاب بهترين راه حل، مرحله بعدي اجراي راه حل وآخرين مرحله هم پيگيري جهت حصول اطمينان از تاثير گذاري راه حل مي‌باشد كه همان مكانيسم كنترل در روش سيستمي مي‌باشد. متخصصان مديريت اغلب معتقدند كه اگريك مديرسازمان خودرابه عنوان يك سيستم درنظرگيرد، مكانيسم حل مسأله آنها آسانتر وكارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). بايد متذكر شد كه ايده مشاهده هرچيري به عنوان يك سيستم، منحصر به اقتصاد نيست. درواقع يك نهضتي براي استفاده از مفهوم سيستم به عنوان يك وسيله فهم بهتر هرپديده اي بوجودآمده است. اين ايده اولين باردرسال ۱۹۳۷ توسط لودويگ وان برتالانفي( Ludwig von Bertallanffy) يك زيست شناس آلماني ارائه شد. او اين روش جديد راكه اشاره به فرماليته كردن اصولي كه درسيستم‌ها عموماً بكارمي روند،چه ماهيت عناصر شكل دهنده يا روابط يا نيروهاي بين آنها، تئوري عمومي سيستم ها، نامگذاري كرد. بعدها درسال ۱۹۵۶ كنث بولدينق (Kenneth boulding) تئوري عمومي سيستم‌ها را به يك روش ديگر ارائه كرد. بولدينق دورويكرد درتوصيف تئوري عمومي سيستم‌ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سيستمي استفاده از مدلهابراي توصيف پديده هامي باشد. يك مدل چكيده چيزي است كه يك موجود (entity) ناميده مي‌شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فيزيكي، داستان وار، گرافيكي ورياضي، همه اين مدلها به كاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار كردن با «موجود» رامي دهد، كه ازاين طريق،ديگر عناصرهم درك مي‌شوند. يك مدل عمومي سيستم‌هاي شركت مي‌تواند براي تحليل هرنوع سازماني بكاررود، اما نمي‌توان انتظارداشت كه يك مدل براي يك سازمان خاصي ساخته شود. ارزش واقعي مدل عمومي سيستم ها، وقتي كه فردتازه فارغ التحصيل شده وكارش را شروع كند، آشكار مي‌شود. مدل به فردبراي تنظيم شركتش كمك خواهد نمود. درآغاز، هرچيزي تازه خواهدبود:چهره‌هاي جديد، تسهيلات جديد، واژگان (ترمينولوژي) جديد، هيچ فرد را شگفت زده نخواهد كرد،به اين علت كه مدل يك تصوير ذهني ازآنچه مورد انتظاراست رابراي فرد، فراهم خواهدكرد (Mcleod1998,155-154). بايد به يادداشته باشيم كه بهترين سيستم‌ها درصورتيكه كاربران آن را بكارنبرند توفيقي نخواهد داشت. وامروز سيستم هاومدلها با ابزارهاي وسيستم‌هاي رايانه‌اي طرح ريزي شده وبه ندرت ازروشهاي دستي براي يك سيستم يا مدل استفاده مي‌شود.
چرخه حيات سيستم
هرزيرسيستمي در سيستم‌هاي‌هاي اطلاعاتي رايانه‌محور مانند يك ارگانيسم زنده مي‌باشد:آن متولد مي‌شود، رشدمي كند،  تا به بلوغ مي‌رسد، عمل مي‌كند ونهايت مي‌ميرد. اين فرآيند تحول چرخه حيات سيستم[۲] (SLC) ناميده مي‌شود وشامل مراحل ذيل مي‌باشد: برنامه ريزي، تحليل، طراحي، اجرا، به كاربردن.دوره حيات يك سيستم مستلزم گذراز مراحل استانداردي  است كه هريك به فعاليتهاي مديريتي نيازدارد. سيستم ممكن است به دلايل فني يا ساير اشتباهات ياعدم مطابقت با تغيير محيط كمترمفيد وموثر واقع شود. همچنين احتمال دارد زماني كه براي يك سيستم جديد برنامه ريزي مي‌شود، نقايص زيادترگردد. مرحله نهايي دوره حيات يك سيستم، جايگزيني آن است. طول حيات هريك ازاين مراحل درسيستم‌ها متفاوت است (رولي ۱۳۸۰،۹-۱۹۸). البته قابل ذكراست چون كه امروزه اكثرسيستم‌ها بصورت رايانه‌اي طرح ريزي مي‌شوند ورشد رايانه وفن‌آوريها واطلاعات وارتباطات زياداست دوره حيات سيستمهاي رايانه‌اي نسبتاً كوتاه مي‌باشد. اصل اساسي تجزيه وتحليل يك سيستم وطراحي، عبارت است ازتشخيص نيازيك سيستم به تجديد نظرويا جانشيني آن واصل دوم سلسله مراتب واولويت وآمادگي جانشين سازي سيستم قبلي است (مومني۱۳۷۰،۳۱۳). امروز براي نشان دادن چرخه حيات يك سيستم ازمنحني‌ها استفاده مي‌كنند وبه آن منحني عمومي حيات يك سيستم مي‌گويند اين مدل داراي چهارجزء ومرحله متفاوت است كه دركارآيي هرسيستمي تأثير بسزايي دارد:۱-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاك (deterbation) (مومني ۷۲-۳۱۴)
اطلاعات
براي فهم واقعي معني اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده‌ها ماابتدا تعريفي ازاين دوراارائه مي‌نماييم:داده‌ها شامل واقعيتها واشكالي هستند كه براي كاربر، بي‌معني مي‌باشند. وقتي كه اين داده‌ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي‌شوند. پس اطلاعات، داده‌هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي‌باشند. تبديل داده‌ها به اطلاعات توسط يك پردازنده اطلاعات انجام مي‌شود. پردازنده اطلاعات يكي از عناصر كليدي سيستم ادراكي است. پردازنده اطلاعات مي‌تواند شامل عناصر رايانه‌اي، عناصر غيررايانه‌اي يا تركيبي ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسيستم‌هاي سازماني مختلط انسان وماشين ازمنابع زيرتغذيه مي‌شود:۱-دستيابي اطلاعات محيط عملكرد مديريت۲-روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملكرد سيستم‌هاي‌هاي عامل۳-روشهاي انتقال اطلاعات ونحوه ايجاد ارتباط وذخيره‌سازي وبازيابي.
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شركتهاي بزرگ تجاري مي‌باشد. ازآنجا كه گردآوري اطلاعات به روش دستي ومعمولي براي شركتهاي چتد مليتي بزرگ غيرممكن مي‌باشد پس از آنها به سيستم‌هاي اطلاعاتي براي پركردن اين خلاء روي آورده اند. اطلاعات لازمه تصميم گيري است وامروزه پديده اي چون انفجار اطلاعات،آلودگي اطلاعات وآنارشي اطلاعات مطرح است كه لازمه استفاده مفيداز اطلاعات دراين آشفته بازار وجود سيستم‌هاي اطلاعاتي يكپارچه ومنسجم براي تنظيم ومنظم كردن اطلاعات براي استفاده كاوشگران اطلاعات مي‌باشد. مديران، همچنين به يكي از دوسبك متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههايي براي استفاده از اطلاعات براي حل مشكل استفاده مي‌كنند. سبك سيستماتيك (systematic): مديرتوجه خاصي براي پيگيري روش از پيش توصيه شده حل مشكل،مانند روش سيستمها دارد. سبك حسي (intuitive) مدير به هيچ روش قطعي توجهي نداشته اما روشي رابراي وضعيت خاص، تغيير مي‌دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا كه نياز مادر اختراع است ابتدابايد نيازهاي اطلاعاتي سازمان يا موسسه رايافته سپس به فراهم آوري وجمع آوري اطلاعات بپردازيم. مديرآشنابه اطلاعات مي‌داند كه اطلاعات بايد قبل از استفاده تأييد شود، يعني درستي ودقت آن كنترل شود. اطلاعات به صرف اينكه بوسيله رايانه چاپ شده است درست نيست. آشنايي يك مدير به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشويق مديران درتقسيم اطلاعات با ديگران مي‌شود زماني كه مديري داراي اطلاعات با ارزش براي ديگران مي‌باشد اين اطلاعات بايد منتقل شود. آشنايي با اطلاعات درنهايت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماوراي دانش رايانه‌اي واستفاده ازاطلاعات ايجاد شده ازطريق رايانه است (مك لويد ۱۳۷۸،۳۴).
افزونگي بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافي كه درمورد داده‌ها وجود دارد، ليكن افزونگي درفرايند ارتباطات مانعي درمقابل بروز خطاست. يك نكته مهم درطراحي سيستم‌هاي اطلاعات مديريت يا بهره وري اطلاعات قطعي يا احتمالي درتصميم گيري است. ارزيابي عنصراطلاعات، كارمشكلي است اما طراحي سيستم‌ها بهترين وسيله در ارزيابي واقعي عنصراطلاعات دريك مجموعه است. 

عتیقه زیرخاکی گنج